Vacaciones, bajas y permisos: cómo organizarlos en 2026 sin volverte loco con Excel

Hay dos momentos del año en que la persona de RRHH de una pyme odia su Excel de vacaciones: enero, cuando todo el mundo pide planificar el verano antes de saber qué pasará en el equipo en seis meses, y mayo, cuando alguien se da de baja una semana antes de sus vacaciones programadas y hay que recalcular toda la cobertura.

El Excel coloreado a mano funciona — más o menos — mientras el equipo es pequeño y nadie se mueve. En cuanto entra una incorporación a mitad de año, una baja larga o una avalancha de permisos por fuerza mayor (los que introdujo el RD-ley 5/2023), el calendario se queda obsoleto y los saldos pierden el sentido.

Este artículo explica cómo se gestiona en 2026 todo lo que no es jornada ordinaria: vacaciones, bajas médicas y permisos retribuidos. Con el marco legal actualizado, ejemplos de cálculo concretos y un sistema que no exige a la persona de RRHH ser malabarista de hojas de cálculo.

El Excel de vacaciones es donde se rompe todo

Antes de meternos en la regulación, repasemos por qué el Excel no es la solución para esto. Los cuatro patrones de rotura más comunes en pymes:

1. Solapamientos no detectados hasta que el empleado se queja. Dos personas del mismo equipo aprueban vacaciones la misma semana porque la responsable miró el Excel “rápido” un viernes a las siete. El problema se descubre el lunes de esa semana.
2. Saldos mal calculados para incorporaciones a mitad de año. El nuevo entró el 1 de marzo. ¿Cuántos días le tocan este año? La fórmula del Excel está mal y nadie lo revisa hasta que pide los días en agosto.
3. Bajas que tiran la planificación. Un empleado se rompe la mano dos semanas antes de irse de vacaciones. ¿Pierde los días? ¿Los disfruta cuando vuelva? ¿Se le pagan? El Excel no responde estas preguntas y la persona de RRHH tampoco.
4. Permisos que no se actualizaron tras la última reforma legal. El RD-ley 5/2023 añadió permisos nuevos y amplió otros. Si el Excel sigue con la lista de 2019, le estás negando derechos al equipo sin saberlo.

Vamos por orden.

Vacaciones: el marco legal en 90 segundos

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece el régimen de vacaciones anuales:

• Mínimo 30 días naturales por año trabajado a tiempo completo. El convenio puede ampliar este mínimo, nunca reducirlo.
• No son compensables económicamente salvo cuando termina la relación laboral. Si te vas con días pendientes, te los pagan en el finiquito.
• El periodo de disfrute se pacta entre empresa y trabajador. Si no hay acuerdo, decide la jurisdicción social.
• El calendario de vacaciones debe conocerse al menos con dos meses de antelación al inicio del disfrute.
• Si la relación no cubre el año completo, las vacaciones se devengan en proporción al tiempo trabajado.

Treinta días naturales son aproximadamente 22 días laborables, pero el convenio aplicable puede usar la unidad que prefiera. Lo importante para el cálculo: la regla operativa que vamos a usar es 30 días naturales / 12 meses = 2,5 días por mes trabajado.

Cálculo de devengo: cuatro casos típicos

Caso A — Empleado a tiempo completo todo el año

Empleado que ha trabajado del 1 de enero al 31 de diciembre. Le corresponden 30 días naturales completos. No hay nada que prorratear.

Caso B — Incorporación a mitad de año

Empleado nuevo que entra el 1 de abril. Trabajará 9 meses ese año (de abril a diciembre).

Cálculo: 2,5 días × 9 meses = 22,5 días naturales.

Redondeo al alza (criterio jurisprudencial y de buena práctica): 23 días naturales disfrutables ese año.

Caso C — Empleado a tiempo parcial

Empleado al 50 % de jornada que trabaja todo el año.

El número de días naturales es el mismo que a tiempo completo: 30. Las vacaciones se cuentan en días, no en horas. Lo que cambia es el salario que recibe durante esas vacaciones, no la duración.

Esto es un error común: las vacaciones de un parcial no son “15 días porque trabaja la mitad”. Son 30 días — lo cual tiene sentido porque las vacaciones son descanso, no horas no trabajadas.

Caso D — Empleado que se va a mitad de año

Empleado que termina su contrato el 15 de octubre con un saldo de vacaciones no disfrutadas.

Devengado hasta esa fecha: 2,5 × 9,5 meses = 23,75 días → 24 días.

Si ya disfrutó 15, le quedan 9 días pendientes. Esos 9 días se le pagan en el finiquito (no se le piden que los disfrute después del cese — ya no existe relación laboral). El cálculo del importe usa el salario diario medio incluyendo todas las pagas extra prorrateadas.

Baja médica antes de vacaciones: el caso que rompe el Excel

La situación clásica: empleado con vacaciones programadas del 1 al 15 de agosto. El 25 de julio se da de baja por una lumbalgia. ¿Qué pasa?

La respuesta corta: las vacaciones se interrumpen y se disfrutan cuando termine la incapacidad temporal. Esto no es opcional del empresario ni del trabajador — es jurisprudencia consolidada.

El origen es la sentencia del TJUE de 10 de septiembre de 2009 (asunto Vicente Pereda) y su recepción por el Tribunal Supremo español. Razonamiento: las vacaciones son derecho al descanso; la IT no es descanso, es enfermedad. No se pueden solapar.

Aplicación práctica:

• Si la baja es antes de las vacaciones: el empleado las disfrutará cuando reciba el alta.
• Si la baja es durante las vacaciones: las vacaciones quedan suspendidas, y el resto se disfruta tras el alta.
• Hay un plazo límite: las vacaciones del año en curso se pueden disfrutar hasta el 31 de diciembre del año siguiente al de devengo (ET art. 38.3 párrafo segundo).

Ejemplo concreto: empleado de baja el 25 de julio que recibe el alta el 18 de agosto, con vacaciones programadas del 1 al 15 de agosto.

• Días de baja durante las vacaciones programadas: del 1 al 15 de agosto = 15 días.
• Días de baja fuera de las vacaciones programadas: 25-31 julio + 16-18 agosto = 10 días.
• Saldo de vacaciones que recupera el empleado: 15 días pendientes de disfrutar.

Después negociáis cuándo se cogen, pero el derecho existe.

Permisos retribuidos en 2026 (con la reforma del RD-ley 5/2023)

El artículo 37.3 del Estatuto lista los permisos retribuidos. El RD-ley 5/2023 de 28 de junio (que transpone varias directivas europeas, entre ellas la 2019/1158 de conciliación) amplió y reformuló varios de estos permisos. Esta es la lista actualizada que debes aplicar:

Motivo	Días	Notas
Matrimonio o registro de pareja de hecho	15 días naturales	El registro de pareja de hecho equivale al matrimonio desde RD-ley 5/2023
Fallecimiento de cónyuge, pareja de hecho o parientes hasta 2.º grado	5 días	Ampliado de 2 a 5 días
Accidente o enfermedad graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización que precise reposo domiciliario de parientes hasta 2.º grado	5 días	Mismo paquete; incluye también pareja de hecho
Mudanza del domicilio habitual	1 día	Sin cambios
Cumplimiento de deber inexcusable de carácter público y personal	El tiempo indispensable	Incluye comparecencias judiciales
Funciones sindicales o de representación del personal	Según convenio	Sin cambios
Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto	El tiempo indispensable	Sin cambios
Lactancia (hasta 9 meses del menor)	1 hora diaria, acumulable	Sin cambios
Permiso por fuerza mayor familiar (nuevo art. 37.9 ET)	Hasta 4 días al año	Introducido por RD-ley 5/2023. Por motivos urgentes familiares que requieran presencia inmediata
Permiso por cuidado del lactante (art. 37.4 ET)	Hasta 9 meses (extensible 12 con reducción salarial)	Reformulado por RD-ley 5/2023

A esto se suma el permiso parental no retribuido de hasta 8 semanas hasta los 8 años del menor (transposición de la Directiva 2019/1158). No es retribuido, pero sí debe registrarse y reservarse el puesto.

Tres claves operativas:

1. El parentesco “hasta segundo grado” incluye padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos y los mismos parientes del cónyuge o pareja de hecho.
2. La justificación del permiso es obligatoria: el trabajador debe aportar documento que acredite la causa (libro de familia, certificado médico, justificante judicial, etc.).
3. Los días son naturales, no laborables, salvo que el convenio diga otra cosa.

La incapacidad temporal: lo que tiene que constar

La gestión de IT (lo que coloquialmente llamamos “baja”) tiene tres partes: recepción, seguimiento y alta.

Recepción del parte de baja:

• El trabajador tiene 3 días hábiles desde la baja para entregar el parte a la empresa.
• El parte es emitido por el médico del SNS (o de la mutua, si es contingencia profesional).
• A partir del RD 1060/2022, los partes de baja, confirmación y alta se remiten telemáticamente del médico al INSS y de ahí a la empresa, sin necesidad de que el trabajador los lleve en mano. Esto no exime al trabajador de comunicar la baja, solo del trámite documental.

Seguimiento durante la IT:

• Partes de confirmación: cada 7 días durante los primeros 6 meses (contingencia común).
• A partir del séptimo mes: cada 35 días.
• Si la IT supera los 365 días, pasa a evaluación del INSS para posible incapacidad permanente.

Salario durante la IT:

• Días 1-3: no se cobra del INSS (salvo que el convenio mejore esto).
• Días 4-15: paga la empresa el 60 % de la base reguladora.
• Días 16-20: paga el INSS el 60 %.
• Día 21 en adelante: paga el INSS el 75 %.
• Muchos convenios obligan al empresario a complementar hasta el 100 % del salario. Comprueba el tuyo.

Todo esto debe quedar registrado en el expediente del trabajador con fechas exactas. Las inspecciones de Seguridad Social cruzan los datos de IT declarados con las nóminas para detectar discrepancias.

Cómo MiJornada resuelve los tres frentes

El módulo de Ausencias en MiJornada está diseñado para que la persona de RRHH no tenga que llevar un Excel paralelo. Cinco capacidades operativas:

1. Solicitud desde el móvil del empleado

El trabajador entra en su app, selecciona el tipo de ausencia (vacaciones, baja, permiso retribuido, permiso no retribuido), las fechas y el motivo. Si es un permiso retribuido, sube la justificación adjunta desde su móvil (foto del libro de familia, del justificante médico, etc.).

2. Aprobación con un toque

Al responsable le llega la notificación al instante. Abre la solicitud, ve el motivo, ve la cobertura del equipo en esas fechas (calendario compartido con todo el resto), y aprueba o rechaza con un toque. El sistema avisa automáticamente al solicitante.

3. Detección automática de solapamientos

Si una solicitud nueva colisiona con vacaciones ya aprobadas en el mismo equipo, el sistema avisa al responsable antes de aprobar. Acabas con el “no me había dado cuenta de que estábais los dos fuera”.

4. Saldo de vacaciones en tiempo real

Cada empleado tiene su saldo calculado automáticamente: días devengados según su fecha de alta y su jornada, días disfrutados ya, días pendientes. El cálculo respeta los criterios del Caso B y Caso C anteriores: proporcional por meses, mismo número de días naturales independientemente del tipo de jornada.

5. Histórico inmutable

Cada solicitud, aprobación, rechazo y modificación queda registrada en el audit log inmutable del trabajador, igual que las correcciones de fichaje. Si la inspección pide el historial de IT o de permisos de un año concreto, lo exportas en un PDF firmado.

Cierre

Las vacaciones, las bajas y los permisos son la otra mitad del trabajo de la persona de RRHH — la que no es el fichaje diario. Llevarlo en un Excel coloreado funciona hasta que deja de funcionar. La buena noticia es que el mismo sistema que ya usas para el control horario puede llevar también la gestión de ausencias sin coste adicional ni configuración aparte.

Empieza gratis y deja el Excel de vacaciones donde mereces dejarlo: archivado. El módulo de ausencias está incluido en todos los planes Premium — el responsable aprueba la próxima solicitud desde su móvil, no desde una hoja en Drive.

Y, mientras tanto, en enero ya no toca recalcular tu Excel: solo abrir el panel y revisar quién pidió qué.

Nota legal: este artículo es divulgación general sobre el régimen de vacaciones, incapacidad temporal y permisos retribuidos. Para casos particulares con convenios sectoriales específicos, reducciones de jornada, situaciones excepcionales de cuidado o causas que mezclen IT y maternidad/paternidad, consulta con tu graduado social o asesoría laboral.