¿Es legal fichar con huella o reconocimiento facial? Qué dice la AEPD en 2026

En enero de 2026 el Tribunal Superior de Justicia de Galicia condenó a una empresa a pagar 53.766 € a una trabajadora. No por horas extra impagadas ni por un despido improcedente: por obligarla a fichar con reconocimiento facial. La representación de los trabajadores había pedido por escrito que se cambiara a tarjetas personalizadas, y la empresa mantuvo el sistema biométrico. El tribunal apreció vulneración del derecho a la propia imagen en conexión con la protección de datos, autorizó la extinción indemnizada del contrato a instancia de la trabajadora (46.266 €) y añadió 7.500 € por daños morales.

Si tienes un reloj de huella en la entrada, o estás valorando comprar uno porque “es lo más seguro y nadie puede fichar por otro”, este artículo te interesa. La respuesta corta es que en España, hoy, fichar con huella o con la cara es casi siempre ilegal — y que la alternativa legal cuesta menos que el aparato que ibas a comprar.

Respuesta corta: la AEPD considera la huella y el reconocimiento facial datos de categoría especial (art. 9 RGPD). Su tratamiento está prohibido salvo excepción tasada, el consentimiento del empleado no vale como base jurídica y no existe norma española que habilite la biometría para el registro de jornada. La alternativa conforme es identificar al trabajador con tarjeta NFC, PIN o app, que cumple igual el RD-ley 8/2019 sin tratar datos biométricos.

Qué cambió en noviembre de 2023

Hasta 2023, mucha empresa española daba por hecho que el reloj de huella era legal si el trabajador firmaba un papel. La Agencia Española de Protección de Datos cerró esa vía con la publicación de su Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, que fijó un criterio mucho más estricto del que se venía aplicando.

El razonamiento tiene tres pasos y conviene entenderlo entero, porque es lo que se aplica en cualquier inspección:

1. La huella y la cara son datos de categoría especial. Cuando se procesan para identificar o autenticar a una persona concreta, entran en el artículo 9.1 del RGPD. Y el artículo 9.1 no dice “trátalos con cuidado”: dice que su tratamiento está prohibido, salvo que concurra alguna de las excepciones del 9.2.
2. El consentimiento no es una de esas excepciones aquí. El artículo 9.2.a) permite el consentimiento explícito, pero tanto la AEPD como el Comité Europeo de Protección de Datos vienen sosteniendo que en la relación laboral no hay libertad real para negarse. Quien tiene que fichar para cobrar no está en posición de decir que no. Un consentimiento firmado bajo esa presión no es válido.
3. Tampoco hay una ley que lo autorice. El artículo 9.2.b) permitiría el tratamiento si una norma con rango de ley o un convenio colectivo lo autorizara expresamente y con garantías adecuadas. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada, pero no dice cómo, y desde luego no habilita específicamente el uso de biometría. Obligar a registrar no es lo mismo que autorizar a registrar con la huella.

Cerrados el 9.2.a) y el 9.2.b), no queda ninguna otra puerta razonable para una empresa ordinaria. De ahí que la conclusión práctica sea tan tajante.

El argumento que lo remata: existe una alternativa

Aunque salvaras la base jurídica, todavía tendrías que superar el juicio de proporcionalidad: el tratamiento tiene que ser idóneo, necesario y proporcionado. Y ahí es donde casi ninguna implantación biométrica sobrevive.

La pregunta que hace el inspector, o el juez, es siempre la misma: ¿podías haber conseguido lo mismo con un medio menos invasivo? Como para saber quién entra a las 8:02 basta con una tarjeta, un PIN o una app en el móvil, la respuesta es que sí. Y si existe una alternativa menos intrusiva que cumple el mismo fin, la biometría no es necesaria — y por tanto no es proporcionada.

La propia AEPD lo dice de forma explícita en su guía: antes de recurrir a huella o cara hay que valorar medios que no impliquen datos biométricos, y cita las tarjetas inteligentes entre las alternativas recomendables. Es exactamente lo que la representación sindical del caso gallego había propuesto por escrito y la empresa ignoró.

Lo que ya ha costado: dos casos reales

No es teoría regulatoria. Hay dos vías de sanción distintas y ambas están activas.

Vía administrativa: 365.000 € de la AEPD

La sanción más alta impuesta en España por fichaje biométrico recayó sobre una empresa española de externalización de servicios. El desglose explica bien qué se mira en un expediente:

Infracción	Artículo RGPD	Importe
No informar al trabajador de que su huella se guardaba en su perfil	Art. 13	200.000 €
No hacer la evaluación de impacto ni identificar el dato como categoría especial	Art. 35	100.000 €
Guardar el hash de la huella junto a los datos del empleado sin suprimirlo tras su uso	Art. 32	65.000 €
Total		365.000 €

Además de la multa, la Agencia dio seis meses para corregir las deficiencias. Nótese el detalle del artículo 35: la evaluación de impacto es obligatoria antes de capturar el primer dato, no un trámite que se regulariza después. Y el del artículo 32: guardar un hash en lugar de la imagen de la huella no convierte el dato en anónimo.

El rango habitual de las sanciones publicadas por este motivo va de los 12.000 a los 200.000 €. Los 365.000 € son el techo conocido, no la media — pero la media tampoco es asumible para una pyme.

Vía laboral: 53.766 € por sentencia

La STSJ de Galicia 144/2026, de 15 de enero, abrió el segundo frente. Aquí no sanciona la AEPD: es la propia trabajadora la que demanda y consigue extinguir su contrato con indemnización de despido improcedente por incumplimiento grave del empresario, más una indemnización adicional por daños morales.

Lo relevante para cualquier empresa con un sistema instalado es el razonamiento: el tribunal consideró la imposición del fichaje biométrico una injerencia injustificada en derechos fundamentales, precisamente porque no era necesaria ni proporcional habiendo medios alternativos. Y agravó la valoración el hecho de que los representantes de los trabajadores lo hubieran advertido y propuesto el cambio a tarjetas.

Es decir: una empresa con biometría instalada no arriesga solo una multa. Arriesga que cada empleado que pase por ahí pueda pedir la extinción indemnizada de su contrato.

Y las dos vías se comunican entre sí

Desde 2024 existe un protocolo de colaboración entre la Inspección de Trabajo y la AEPD. En la práctica significa que un inspector que se presenta a comprobar tu registro horario y encuentra un lector de huella en la entrada lo pone en conocimiento de la Agencia. La visita que empezó siendo laboral termina abriendo un expediente de protección de datos.

Súmalo a las sanciones por el propio registro horario, que pueden llegar a 7.500 € por infracción grave, y el escenario de una sola inspección se multiplica.

”Pero es que necesito evitar que fichen unos por otros”

Es la objeción legítima, y la que vende los relojes biométricos. Merece una respuesta honesta en lugar de un “no se puede”.

El fichaje por otro (buddy punching) es un problema real, pero no se resuelve solo con biometría, y desde luego no solo con tecnología. Lo que reduce el fraude en la práctica:

• Un identificador físico personal y no memorizable. Un PIN se dicta por WhatsApp; una tarjeta NFC hay que dársela físicamente al compañero, y quien la entrega se queda sin poder fichar. El coste social del fraude sube muchísimo.
• Fichaje en un punto con presencia. El kiosko en la entrada, a la vista del encargado, resuelve más que cualquier sensor escondido en un pasillo.
• Registro de dispositivo y momento exacto. Si cada fichaje guarda desde qué dispositivo y a qué hora se hizo, los patrones raros (dos tarjetas seguidas en el mismo segundo) son detectables al revisar.
• Geolocalización puntual en el momento del fichaje, cuando el equipo trabaja fuera y está debidamente informada. No es rastreo continuo: es un sello de posición en el instante de fichar.

Ninguna de esas medidas trata datos de categoría especial. Y todas juntas dejan el fraude por debajo del nivel en que compensa asumir un riesgo de seis cifras.

Qué sistema poner en su lugar

La ley española no exige ninguna tecnología concreta. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide un registro diario, fiable, objetivo, con la hora de inicio y fin de cada jornada, conservado cuatro años y a disposición de trabajadores, representantes e Inspección. Cómo identifiques a la persona es cosa tuya, mientras el registro sea fiable.

Sistema	¿Dato biométrico?	Nota
Tarjeta NFC / RFID	No	Rápida, personal, no se comparte fácilmente. La alternativa que cita la propia AEPD.
PIN personal	No	Válida, pero se comparte y se observa en la cola.
Código QR	No	Válida; depende del móvil del empleado y del estado de la pegatina.
App en el móvil del empleado	No	Ideal para movilidad y teletrabajo.
Huella dactilar	Sí	Prohibida salvo excepción del art. 9.2 RGPD, que no concurre.
Reconocimiento facial	Sí	Mismo régimen que la huella.

Si vienes de un reloj de huella y necesitas un sustituto que aguante el mismo ritmo en el cambio de turno, el candidato natural es la tarjeta NFC sobre una tablet compartida: menos de medio segundo por fichaje, funciona con guantes y con las manos sucias, y no añade una sola línea a tu registro de actividades de tratamiento. Lo comparamos en detalle con el PIN y el QR en tarjetas NFC para fichaje, y el montaje concreto está en fichaje con tarjeta NFC.

Plan de migración en cinco pasos

Si tienes biometría instalada hoy, este es el orden correcto para desmontarla sin quedarte sin registro por el camino:

1. Deja de capturar huellas nuevas. Lo primero es parar la hemorragia: ningún alta nueva por biometría, ni siquiera “provisional mientras llegan las tarjetas”.
2. Da de alta el sistema sustituto en paralelo. Durante una o dos semanas conviven los dos, para que nadie se quede sin fichar. Con tarjetas NFC, el reparto físico y la asignación a cada perfil se hace en una mañana.
3. Suprime las plantillas biométricas. Del terminal y de cualquier copia de seguridad. Documenta la supresión con fecha: es la prueba de que cesaste el tratamiento.
4. Conserva el histórico de fichajes. Ojo aquí, porque es el error clásico: lo que hay que borrar es el dato biométrico, no los registros de jornada. Esos siguen teniendo que conservarse cuatro años. Si el terminal antiguo se va a retirar, exporta antes.
5. Actualiza tu documentación RGPD. Registro de actividades de tratamiento, información a la plantilla y, si tienes DPO, comunicación del cambio. Si llegaste a hacer una evaluación de impacto, archívala con la nota de que el tratamiento cesó.

El paso 2 es el único que tiene coste real, y es menor de lo que la gente supone: una tablet Android con NFC ronda los 120-200 € y las tarjetas van por packs. Nada que ver con los cinco dígitos del riesgo que estás retirando.

Cómo lo resuelve MiJornada

MiJornada no trata datos biométricos en ningún momento. La identificación del empleado se hace por tarjeta NFC, por PIN en el kiosko o desde la sesión iniciada en su propio móvil, y cada fichaje queda guardado con empleado, dispositivo y marca temporal exacta.

Eso significa, en términos de cumplimiento, que:

• No hay datos de categoría especial en el sistema, así que no entra en juego el artículo 9 del RGPD.
• No necesitas una evaluación de impacto por biometría, porque no hay tratamiento biométrico que evaluar.
• Las correcciones quedan trazadas con autor, motivo y fecha en un registro de auditoría, que es lo que la inspección mira para decidir si tu registro es fiable.
• Los datos se alojan en la Unión Europea y el histórico se conserva los cuatro años exigidos.
• Los reportes PDF salen en el formato que espera la Inspección de Trabajo, sin montar nada a mano.

Puedes empezar gratis y tener el primer centro configurado esta misma tarde, mientras llegan las tarjetas. El plan Free cubre hasta 5 empleados activos, para siempre y con todas las funciones, así que puedes hacer la migración con parte del equipo antes de decidir el tramo Premium que te toca.

Cierre

El reloj de huella parecía la opción seria: cara, sólida, imposible de engañar. Resulta que era la única de todas las opciones del mercado que te expone a una multa de seis cifras y a que un empleado extinga su contrato a tu costa.

Si tienes uno instalado, no esperes a la inspección. La migración a tarjeta o PIN se hace en dos semanas, cuesta poco más de lo que vale una tablet y elimina de un plumazo el único punto de tu control horario que hoy no tiene defensa posible.

Nota legal: este artículo es divulgación general y no sustituye al asesoramiento jurídico. Los criterios citados proceden de la guía de la AEPD sobre control de presencia mediante sistemas biométricos y de resoluciones y sentencias públicas. Para tu caso concreto —especialmente si tienes convenio sectorial con cláusulas específicas o un sistema ya implantado— consulta con tu DPO o tu asesoría laboral.