Sanciones por no llevar el registro horario en 2026: cuánto te puede costar

Una visita de la Inspección de Trabajo a una empresa de 12 personas en Madrid, marzo de 2026: el inspector pidió el registro horario de los últimos tres meses. La responsable de RRHH abrió un Excel con las horas escritas a mano. Sanción propuesta: 5.200 €. Más una segunda por horas extraordinarias no compensadas y otra por descansos no acreditados que afloraron al revisar el primer documento.

Esto no es un caso raro. Es el patrón.

Casi siete años después de que entrara en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, el registro horario sigue siendo una de las primeras causas de sanción en visitas rutinarias de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Y las cifras se han endurecido: con la actualización del LISOS por el Real Decreto-ley 5/2023, las multas por infracción grave pueden llegar a 7.500 € por incumplimiento.

En este artículo te explico el marco legal, los tramos reales con cifras actualizadas, los disparadores que más visitas de inspección provocan y cómo convertir una visita en un trámite de diez minutos en lugar de en una conversación incómoda con tu asesoría.

El marco legal: por qué te pueden multar

La obligación de registrar la jornada está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RD-l 8/2019. Pero quien te sanciona no es el Estatuto: es la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS), aprobada por el RD Legislativo 5/2000.

En concreto:

• Artículo 7.5 LISOS tipifica como infracción grave “la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo”.
• Artículo 40 LISOS marca las cuantías. Con la actualización del RD-l 5/2023, las sanciones quedaron multiplicadas casi por cinco respecto a las cifras anteriores. Hoy estamos hablando de cantidades que duelen.

No registrar la jornada es infracción grave por defecto. Y la jurisprudencia ha ido cerrando los huecos: ya no vale decir “es que tenemos confianza con el equipo”, “lo llevamos en una libreta” ni “tenemos firmas al final de mes”.

Los tramos reales en 2026

Estas son las cuantías actualizadas de la LISOS aplicables a infracciones detectadas hoy:

Tipo	Mínimo	Medio	Máximo
Leve (art. 40.1.a)	70 – 150 €	151 – 370 €	371 – 750 €
Grave (art. 40.1.b)	751 – 1.500 €	1.501 – 3.750 €	3.751 – 7.500 €
Muy grave (art. 40.1.c)	7.501 – 30.000 €	30.001 – 120.005 €	120.006 – 225.018 €

El registro horario incumplido cae siempre en grave (art. 7.5). El grado — mínimo, medio o máximo — depende de criterios como la negligencia o intencionalidad, el perjuicio causado, el número de trabajadores afectados o si hay reincidencia. En la práctica, una pyme con la primera visita suele recibir grado medio: entre 1.500 y 3.750 €.

¿Cuándo escala a muy grave? Cuando se acumulan agravantes: que falten registros de trabajo nocturno, que haya horas extras encubiertas, que los descansos no se respeten o que se vinculen con incumplimientos en materia de seguridad y salud.

El multiplicador que sorprende: una infracción puede traer varias

La gran trampa: el inspector no solo te tipifica por “falta de registro horario”. Cuando revisa el registro deficiente, suele encontrar incumplimientos en cadena:

• Horas extraordinarias sin compensar (infracción grave aparte).
• Descansos diarios o semanales no respetados.
• Trabajo en domingos o festivos sin compensación.
• Permisos retribuidos no concedidos.

Cada uno es una infracción independiente con su propia sanción. La factura de la pyme del ejemplo del principio terminó en 8.900 €, no en 5.200, porque el Excel a medio rellenar reveló otras dos infracciones.

El caso típico: pyme de 12 empleados sin registro

Reconstrucción a partir de patrones reales que vemos repetirse:

Empresa de servicios, 12 empleados, un centro de trabajo. El control horario lo llevan en un Excel compartido en Drive. Cada empleado anota su entrada y salida más o menos cuando puede. A final de mes, la responsable de administración “ajusta” las horas que cuadran mal.

Llega una denuncia de un ex-trabajador a la Inspección — el típico despido conflictivo. El inspector se persona sin avisar y pide el registro horario de los últimos tres meses.

El Excel está incompleto. Faltan 8 días al azar. Las horas de entrada coinciden sospechosamente con redondeos. Hay correcciones en celdas sin que conste autor ni motivo.

Acta propuesta:

• Falta de registro horario fiable: 3.500 € (grado medio).
• Horas extras no compensadas detectadas a partir del propio Excel: 2.500 €.
• Incumplimiento descanso semanal en dos trabajadores: 1.800 €.
• Total: 7.800 €.

El detalle clave: el Excel “más o menos llevado” acabó siendo prueba contra la empresa. No lo enseñó el trabajador denunciante. Lo entregó voluntariamente la propia empresa, y el inspector lo leyó como confesión.

Los 4 disparadores que traen la inspección a tu puerta

A no ser que hagas algo flagrante, la Inspección de Trabajo no va a tocar a tu puerta porque sí. Estos son los cuatro detonantes habituales:

1. La denuncia del trabajador o ex-trabajador

El más frecuente. Y normalmente anónimo. Un despido conflictivo, un finiquito sin pagar horas extras, una baja médica no aceptada: cualquiera de estas situaciones desemboca en denuncia. El sindicato suele guiar el proceso.

2. Campañas sectoriales programadas

La Inspección publica anualmente sus campañas dirigidas. Hostelería lleva siendo prioridad varios años seguidos. Construcción, comercio minorista y logística también entran y salen del foco. Si tu sector está en campaña, las visitas no son aleatorias: vienen a buscar.

3. Inspección por otro motivo

A veces el inspector viene por un asunto de afiliación, prevención de riesgos o convenio. Mientras está en el local, mira todo lo que tiene a la vista. Si el registro horario es chapucero, lo añade al acta.

4. Accidente laboral

Un accidente — desde un esguince hasta algo más grave — abre automáticamente un expediente que revisa jornada, descansos y prevención. El registro horario es de las primeras cosas que se piden, porque sirve para calificar si el trabajador estaba en horario laboral, fuera, en horas extras, etc.

Las preguntas que te hará la inspección

Cuando un inspector empieza la revisión de jornada, las preguntas son siempre las mismas. Hazte el favor de tener las respuestas claras:

1. Enseñame el registro de tal trabajador, del día X. Concreto, con día y nombre.
2. ¿Quién creó ese registro? El trabajador, el responsable, un sistema automático.
3. Si tiene correcciones, ¿quién las hizo y por qué motivo?
4. ¿Cómo accede el trabajador al registro si lo pide?
5. ¿Cuánto tiempo conserváis los registros? Mínimo legal: cuatro años.

Si para responder cualquiera de estas necesitas más de cinco minutos, tu sistema no es fiable a ojos de la Inspección.

Cómo un registro digital convierte una inspección en 10 minutos

La diferencia entre 8.900 € de sanción y un acta sin propuesta no es la suerte. Es tener un sistema que responde las cinco preguntas anteriores sin esfuerzo.

Lo que tiene que cubrir tu solución:

• Marca temporal del servidor en cada fichaje. No la hora del móvil del empleado (que puede manipularse), sino la del servidor central, con huella criptográfica.
• Identificación del autor de cada apunte. Si lo creó el trabajador, lo dice. Si lo creó un responsable, también, con su nombre.
• Audit log inmutable de cualquier corrección. Quién la hizo, cuándo, qué motivo escribió, qué valor había antes y qué valor hay ahora. Sin posibilidad de borrar o reescribir el histórico.
• Acceso del trabajador a su propio registro desde su móvil — y demostrable que ese acceso existe.
• Exportación inmediata a PDF firmado con los registros del periodo que el inspector pida, sin necesidad de “preparar” nada.

En MiJornada construimos exactamente esto. Cada fichaje queda con timestamp de servidor y dispositivo. Cada corrección obliga a escribir motivo y queda registrada en un audit log que el propio trabajador puede consultar — y, sobre todo, que la inspección puede consultar contigo en el momento. El PDF para entregar se genera en un clic con el formato esperado por la ITSS.

Crea tu cuenta gratis y deja el registro listo esta misma tarde. El plan Free te permite probarlo con tu propio fichaje antes de invitar al equipo. Cuando crezcas, los planes Premium escalan por tramos de asientos sin sorpresas.

Las multas que se evitan con dos horas de configuración bien hecha son el ROI más fácil de defender que vas a tener este año.

Nota legal: este artículo es divulgación general sobre el marco sancionador. Si tienes una visita de la Inspección en curso o un acta abierta, contacta con tu asesoría laboral o un graduado social. Las cuantías citadas corresponden al LISOS tras la actualización del RD-l 5/2023; pueden variar si se aprueban modificaciones posteriores.