Recurrir una sanción por registro horario: plazos, alegaciones, qué pruebas ayudan y cuándo conviene pagar

Un acta de infracción por registro de jornada tiene dos páginas y un número al final: 751, 1.500, 3.750 o 7.500 euros por centro, según el grado. Lo que muchas empresas no saben es que ese número no es definitivo, que hay un procedimiento con plazos exactos para discutirlo, y que en algunos casos lo más barato no es discutir sino reconocer y pagar con descuento. Esta guía explica el camino, con sus plazos, y qué pesa en cada paso.

El procedimiento, paso a paso

1. La actuación inspectora: la visita, el requerimiento o la comprobación de datos. Los plazos se cuentan desde la primera visita o desde la comparecencia con toda la documentación.
2. El acta de infracción. Se notifica en un plazo de diez días hábiles desde el final de la actuación. Describe los hechos, la infracción, el grado y la sanción propuesta. Léela entera: los hechos que describe se presumen ciertos salvo prueba en contrario, así que lo que no se discuta ahora quedará como cierto.
3. Las alegaciones. Desde el día siguiente a la notificación, quince días hábiles para presentar escrito de alegaciones y las pruebas que tengas, ante el órgano competente para resolver (no ante el inspector). Es el momento clave: es donde entra el registro.
4. El informe ampliatorio. Si alegas, el órgano puede pedir al inspector un informe en quince días. Después puede haber un trámite de audiencia si aparecen hechos nuevos.
5. La resolución. Impone la sanción, la reduce o la anula. El procedimiento caduca si no hay resolución en seis meses desde la fecha del acta, salvo dilaciones imputables a la empresa; una caducidad no impide reabrir si la infracción no ha prescrito, pero obliga a empezar de cero.
6. El recurso de alzada. Contra la resolución, un mes desde el día siguiente a su notificación, ante el superior jerárquico. Agota la vía administrativa.
7. La demanda. Contra la desestimación del recurso, demanda ante el juzgado de lo social en el plazo de dos meses.

Dos plazos más que conviene tener a mano: las infracciones graves en el orden social prescriben a los tres años desde la fecha en que se cometieron (las leves al año, las muy graves a los cinco), y las sanciones firmes se pagan en periodo voluntario o pasan a apremio con recargo.

Qué alegar según lo que dice el acta

”No existe registro de jornada”

Si es verdad, no hay mucho que alegar sobre el fondo: la obligación es de resultado. Lo que sí cabe es discutir el grado: la LISOS gradúa las sanciones según la negligencia o intencionalidad, el fraude, el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado, la cifra de negocio y la reincidencia. Una empresa de tres personas, sin antecedentes, que implanta el registro el día después de la visita y lo acredita, tiene argumentos para el grado mínimo (751 a 1.500 euros) frente al medio.

Y cabe la otra vía: reconocer y pagar. La Ley 39/2015 prevé reducciones de la sanción por reconocer la responsabilidad y por pago voluntario antes de la resolución, que la Inspección viene aplicando a sus actas. Reconocer implica renunciar a recurrir. Con un acta de hechos ciertos, suele ser la opción más barata; tu asesoría te dirá el importe exacto con las reducciones en tu caso.

”El registro existe pero no es fiable”

Es el acta más frecuente contra empresas que llevaban un Excel o un cuaderno: hojas sin firmar, horas idénticas todos los días, correcciones sin rastro. Aquí la defensa depende de lo que puedas probar sobre cómo se hacía el registro: quién anotaba, cuándo, cómo se corregía. Un registro con marcas temporales, autoría y audit log convierte esta alegación en sencilla; sin eso, se reduce a la palabra de la empresa contra la de los trabajadores entrevistados.

Lo que pesa: la exportación completa del periodo con la hora de cada fichaje; el historial de correcciones con autor, motivo y fecha; el documento o acuerdo que fija el sistema de registro; la comunicación al equipo explicando cómo fichar. Lo que no pesa: una declaración de que “siempre se ha hecho bien”.

”Se han realizado horas extraordinarias no registradas o no compensadas”

Suele derivar de la primera comprobación: el inspector compara el registro con las nóminas y encuentra horas de más. Alegación posible: que las horas están compensadas con descanso dentro de los cuatro meses, si el registro muestra ese descanso; que hubo error en el cómputo de la jornada anual según el convenio; que las horas son complementarias pactadas en un contrato a tiempo parcial. Todo eso se prueba con el registro y con las nóminas, no con testigos. Lo explicamos en horas complementarias y horas extra.

”Se presume el contrato a jornada completa”

En tiempo parcial, si el registro falta, la ley presume la jornada completa salvo prueba en contrario. La prueba en contrario es, casi siempre, un registro de jornada fiable del periodo. Sin él, es muy difícil desvirtuar la presunción con otros medios (cuadrantes, testigos, tickets de caja) aunque a veces se consigue. Lo tratamos en registro de jornada a tiempo parcial.

Defectos del acta

Además del fondo, el acta puede tener defectos que la invalidan o la reducen: hechos descritos de forma genérica sin concretar trabajadores, fechas o periodos; error en la calificación de la infracción o en el grado sin motivar; infracciones ya prescritas; sanción impuesta por un órgano no competente por la cuantía; o procedimiento caducado por superar los seis meses. Estos defectos los detecta tu asesoría en una lectura; conviene que la lectura la haga ella.

Cómo preparar las pruebas en una hora

Si tu registro es digital, prepararlas es exportar:

1. Registro completo del periodo del acta, por trabajador y día, con hora de entrada, pausas y salida y las horas por día.
2. Historial de correcciones: quién cambió qué, cuándo y por qué, con el dato original.
3. Resúmenes mensuales de horas entregados al trabajador, en especial para tiempo parcial.
4. El documento de organización del registro: cómo se ficha, dónde se guarda, quién lo custodia; y el acta de consulta con los representantes si los hay.
5. La comunicación al equipo del día de implantación.
6. Nóminas y descansos compensatorios si el acta habla de horas extra.

En MiJornada, el informe por centro y periodo sale en PDF con las correcciones trazadas, y el CSV completo se exporta desde Informes. Cuatro años de histórico. Si el acta llega por un periodo anterior a implantarlo, aporta también el registro antiguo: un registro mediocre acompañado de la implantación de uno bueno es un argumento de grado, no de fondo, pero es un argumento.

Cuándo pagar y cuándo pelear

• Paga con reducción cuando el acta describe hechos ciertos que no puedes probar en contra (no había registro, había pero era un papel sin fecha) y la sanción está en grado mínimo o el grado es defendible pero el fondo no.
• Alega el grado cuando los hechos son ciertos pero el acta aplica un grado medio o máximo sin motivar la intencionalidad, la reincidencia o el perjuicio.
• Alega el fondo cuando tienes un registro y lo que se discute es su fiabilidad, cuando las horas extra están compensadas y consta, o cuando puedes desvirtuar una presunción con el propio registro.
• Recurre en alzada cuando la resolución no ha contestado a tus alegaciones o el acta tenía defectos que no se han corregido.

Y en todos los casos, la primera llamada es a tu asesoría o a tu graduado social, con el acta delante, el mismo día que llega. Los quince días hábiles pasan rápido.

Nota legal: divulgación general sobre el procedimiento sancionador del orden social (Real Decreto 928/1998, LISOS y Ley 39/2015). Los plazos, las reducciones aplicables y la estrategia dependen de cada acta: no alegues ni pagues sin asesoramiento profesional.