Horas complementarias y horas extra: cómo se registran, cuánto se puede hacer y cómo se compensan

Hay dos preguntas que se confunden a diario en las pymes y que la ley trata de forma completamente distinta. “¿Puede mi camarera a media jornada quedarse dos horas más el sábado?” y “¿puede mi encargado, a jornada completa, hacer diez horas el día de inventario?”. La primera es una hora complementaria. La segunda es una hora extraordinaria. Cada una tiene su tope, su preaviso, su forma de pago y su casilla en el registro de jornada. Y cuando el registro no las distingue, la Inspección las cuenta todas como lo peor que pueden ser.

Las dos cosas, en una frase cada una

Hora extraordinaria (artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores): la que se hace por encima de la jornada ordinaria de un contrato a jornada completa. Voluntaria, salvo que el convenio o el contrato la pacten. Máximo 80 al año.

Hora complementaria (artículo 12.5): la que se hace por encima de las horas pactadas en un contrato a tiempo parcial. Solo cabe con un pacto por escrito, con límites en porcentaje del contrato y un preaviso. Un trabajador a tiempo parcial no puede hacer horas extraordinarias salvo para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes.

Lo demás son detalles. Pero son los detalles que deciden si una acta de inspección lleva una infracción o cuatro.

Horas extraordinarias: jornada completa

Cuántas

Ochenta al año como máximo. No cuentan para ese tope las que se compensen con descanso dentro de los cuatro meses siguientes, ni las hechas para prevenir o reparar siniestros y daños extraordinarios y urgentes (que son obligatorias). Si el contrato dura menos de un año, el tope se reduce en proporción.

El límite es por persona y año, y la Inspección lo comprueba con el registro de jornada: si tu registro dice que Ana ha trabajado 1.900 horas cuando su jornada anual es de 1.780, ahí hay 120 horas extra, 40 por encima del tope. Sin registro, no es que no se sepa: es que se presume lo que diga el trabajador.

Cómo se pagan

Como fije el convenio o el contrato: en dinero, a un precio por hora que nunca puede ser inferior al de la hora ordinaria, o con tiempo de descanso equivalente. Si no hay pacto, la ley entiende que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes. Las horas extra en dinero cotizan a la Seguridad Social con su propio tipo, y hay que declararlas.

Lo que no cabe es lo que en hostelería se llama “te lo pago en B”: horas que no están en el registro ni en la nómina. Cuando el inspector cruza el registro con la nómina y no cuadran, o cuando un extrabajador aporta sus propios apuntes, la empresa paga las horas, la cotización, el recargo y la sanción.

Cómo se registran

El artículo 35.5 es explícito: a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el pago, entregando copia del resumen al trabajador con la nómina. Es decir, el registro diario de jornada del artículo 34.9 y el resumen mensual de horas extra son la misma pieza vista desde dos sitios.

En la práctica: el registro tiene que dejar ver, para cada día, cuánto se ha trabajado sobre la jornada ordinaria; el resumen mensual tiene que sumar esas horas y decir cuáles se han pagado y cuáles se compensan con descanso; y el trabajador tiene que recibir ese resumen. Si usas MiJornada, el horario de cada persona fija su jornada esperada (turno partido y de noche incluidos), el informe mensual saca las desviaciones por día y el resumen va con la nómina.

Horas complementarias: tiempo parcial

Cuándo se pueden pactar

Solo en contratos a tiempo parcial con una jornada de al menos 10 horas semanales en cómputo anual, y siempre con un pacto por escrito, en el contrato o aparte. Sin pacto, no hay horas complementarias: cualquier hora de más es un incumplimiento.

Cuántas

El pacto no puede superar el 30 % de las horas ordinarias contratadas; el convenio puede subirlo hasta el 60 %. Además, en contratos indefinidos, la empresa puede ofrecer horas complementarias voluntarias que el trabajador puede rechazar sin que ello sea sancionable, hasta un 15 % de las ordinarias (30 % por convenio). Estas voluntarias no cuentan para el tope del pacto.

Ejemplo: contrato de 20 horas semanales con pacto al 30 %. Se pueden hacer hasta 6 horas complementarias pactadas a la semana (en cómputo anual), más hasta 3 voluntarias si el contrato es indefinido. Con más de eso, ya no es un contrato de 20 horas: es un fraude de ley en la jornada.

El preaviso

El trabajador debe conocer el día y la hora de las horas complementarias pactadas con un preaviso mínimo de tres días, salvo que el convenio fije otro plazo. Las voluntarias, por definición, se ofrecen y se aceptan cada vez. Y la suma de horas ordinarias y complementarias nunca puede alcanzar la jornada completa: si se llega, el contrato deja de ser a tiempo parcial.

Cómo se registran

Aquí el Estatuto es todavía más exigente que con las extraordinarias. El artículo 12.4.c obliga a registrar la jornada del trabajador a tiempo parcial día a día y a totalizarla mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias. Esos resúmenes se conservan cuatro años.

Y la consecuencia de no hacerlo está escrita en el mismo artículo: si se incumple el registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. Es la presunción que la Inspección aplica en sus campañas de tiempo parcial, y la que convierte una nómina de 20 horas en una regularización de 40 con cuatro años de cotizaciones atrasadas. Lo explicamos en detalle en registro de jornada a tiempo parcial.

La tabla que conviene tener a mano

	Horas extraordinarias	Horas complementarias
Contrato	Jornada completa	Tiempo parcial (mínimo 10 h/semana)
Base legal	Art. 35 ET	Art. 12.5 ET
¿Voluntarias?	Sí, salvo pacto en convenio o contrato	Las pactadas, obligatorias con preaviso; las voluntarias, se pueden rechazar
Tope	80 al año (sin contar las compensadas con descanso)	30 % del contrato (60 % por convenio) + 15 % voluntarias (30 %) en indefinidos
Preaviso	El que fije el convenio	Mínimo 3 días, salvo convenio
Pago	Dinero (nunca menos que la ordinaria) o descanso en 4 meses	Como hora ordinaria, en la nómina del mes
Registro	Día a día, resumen en cada nómina (art. 35.5)	Día a día, resumen mensual ordinarias + complementarias (art. 12.4.c)
Si no consta	Se presumen hechas y no pagadas	El contrato se presume a jornada completa

Los errores que vemos cada mes

1. Registrar solo la entrada y la salida, sin la pausa. Doce horas seguidas en el registro son doce horas trabajadas para el inspector, y probablemente cuatro extraordinarias que no constan en la nómina.
2. Un contrato de 20 horas que siempre hace 32. Sin pacto de complementarias no cabe; con pacto al 30 %, tampoco (el tope son 26). La Inspección lo detecta cruzando el registro con las nóminas y con las cotizaciones.
3. Compensar con descanso y no apuntarlo. Si las extras se compensan, el descanso tiene que constar en el registro como jornada no trabajada dentro de los cuatro meses. Si no consta, se presumen impagadas.
4. El resumen mensual que no se entrega. La ley dice “entregando copia al trabajador”. En MiJornada el trabajador ve su resumen en la app y el informe mensual lo lleva con la nómina; en un cuaderno, no hay copia.
5. Contar las horas del encargado a mano. Con turno partido, un cambio de hora en marzo y dos sábados recuperados, la fórmula falla. La jornada esperada de cada día tiene que salir del horario, no de una celda.

Cómo lo resuelve MiJornada

Cada persona tiene un horario con su jornada esperada, con turno partido, turno de noche, jornada de verano y semana A/B si hacen falta. El registro se hace fichando entrada, pausas y salida desde el móvil, la web o la tablet. Con eso, el informe mensual calcula por día cuánto se ha trabajado sobre lo esperado, distingue lo ordinario de lo que sobra, y el trabajador tiene su resumen en la app. Las correcciones quedan con autor y motivo, y el PDF para la Inspección sale en un clic por centro y periodo. Gratis hasta cinco empleados.

Nota legal: divulgación general. Los porcentajes de horas complementarias, el preaviso y el precio de la hora extraordinaria dependen del convenio colectivo aplicable, que puede mejorar lo que fija el Estatuto. Consulta el tuyo o a tu asesoría antes de pactar nada por escrito.