Qué hacer el día que viene la Inspección de Trabajo: documentos, quién atiende, qué no decir y cómo sacar el registro en dos minutos

Suena el timbre a las once de la mañana de un martes. Dos personas se identifican como inspectora y subinspector de Trabajo y piden hablar con el responsable. Lo que pase en la siguiente hora depende, casi por completo, de dos cosas que decidiste antes: si el registro de jornada existe y si sabes lo que te van a pedir.

Esta es la guía de ese día. No sustituye a tu asesoría (llámala, en cuanto puedas), pero te dice qué esperar, qué hacer, qué no hacer y qué viene después.

Lo que la Inspección puede hacer (y tú tienes que permitir)

La Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, da a los inspectores y subinspectores unas facultades muy amplias, y conviene tenerlas claras para no discutir lo que no se puede discutir:

• Entrar sin avisar. Están autorizados a entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en todo centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección, y a permanecer en él. La única excepción es que el centro coincida con el domicilio de una persona física: ahí necesitan consentimiento expreso o autorización judicial.
• Identificarse. Deben acreditar su condición y comunicar su presencia al empresario o a su representante, salvo que consideren que hacerlo puede perjudicar la actuación (por ejemplo, para comprobar quién está trabajando antes de que alguien salga por la puerta de atrás). En la práctica, en un bar o una tienda empiezan por observar y luego se identifican.
• Hacerse acompañar por el empresario, sus representantes o los trabajadores, y entrevistar a cualquiera, a solas si lo consideran.
• Pedir documentación y exigir que se les exhiba en el momento o que se les aporte en un plazo, y requerir información sobre cualquier cuestión relacionada con la aplicación de la normativa laboral y de Seguridad Social.
• Identificar a las personas presentes y preguntar por qué están allí.
• Extender diligencia de lo actuado en el Libro de Visitas, que desde 2016 es electrónico: el inspector redacta la diligencia y se entrega copia a la empresa, que debe conservarla. Ya no existe la obligación de tener un libro físico.

Y tú tienes, según el artículo 18 de esa ley, cuatro obligaciones: atender debidamente a los inspectores, acreditar tu identidad y la de las personas que están en el centro, colaborar con ellos y facilitar la información y documentación que necesiten.

Lo que no hay que hacer: la obstrucción

Poner pegas, retrasar, no atender, impedir la entrada, negarse a identificar a quien está trabajando, no aportar lo requerido o hacerlo de forma incompleta a sabiendas: todo eso es obstrucción a la labor inspectora, que la LISOS sanciona por sí sola, aparte de lo que se estuviera comprobando. Se gradúa en leve, grave y muy grave, y las muy graves (impedir la entrada, coacciones, negativas reiteradas) llegan al máximo de la ley: hay sanciones de 225.018 euros por obstrucción confirmadas por el Consejo de Ministros.

Tres consejos que cuestan cero:

• No mientas sobre quién trabaja ahí ni desde cuándo. El inspector va a entrevistar a la persona y a mirar las altas. Una mentira convierte una infracción en dos.
• No pidas a nadie que se vaya ni que diga que “está de visita”. Es la obstrucción más habitual y la más fácil de probar.
• No firmes lo que no entiendes, pero no te niegues a recibir la diligencia. Recibirla no es aceptar nada: es tu copia de lo que ha pasado, y la vas a necesitar.

Quién atiende y cómo

Que atienda una sola persona: el titular o quien tenga poderes, con la asesoría al teléfono. Si no está, quien esté al frente atiende, se identifica, avisa al titular y no toma decisiones que no le corresponden. Un despacho o una mesa apartada, un café, y el registro de jornada abierto en la pantalla antes de que lo pidan.

Al inspector no le interesa tu opinión sobre la ley: le interesa comprobar hechos. Contesta a lo que se pregunta, con documentos, y anota tú también qué se ha pedido y qué se ha enseñado. Si algo no lo tienes a mano, dilo y ofrece aportarlo en plazo; es mejor que un “eso lo lleva la gestoría” repetido cinco veces.

Los documentos que van a pedir

Para una visita centrada en la jornada, que es la más común en visitas rutinarias, la lista es corta y siempre la misma:

1. El registro diario de jornada de cada trabajador de los últimos meses (piden tres, a veces más), con hora de inicio y fin de cada día. Es lo primero, y lo que decide el tono del resto de la visita.
2. Los contratos, con su comunicación al SEPE, y en tiempo parcial la distribución de la jornada y el resumen mensual de horas ordinarias y complementarias entregado al trabajador.
3. Las altas en la Seguridad Social y los recibos de liquidación de cotizaciones.
4. Las nóminas, para cruzarlas con el registro: horas extraordinarias registradas y pagadas o compensadas.
5. El calendario laboral del año, expuesto en el centro.
6. La documentación de prevención de riesgos: evaluación, planificación, formación e información al trabajador, vigilancia de la salud.
7. El convenio aplicable y, si hay representación legal de los trabajadores, el acuerdo sobre el sistema de registro.

Si el inspector no puede ver el registro, no puede ver los descansos ni las horas extra, y cada una de esas es una infracción distinta. Por eso la falta de registro casi nunca viene sola.

Cómo sacar el registro en dos minutos

Con un registro digital, la escena es esta: el inspector pide los últimos tres meses; tú abres el panel, eliges el centro y el periodo, y sale un PDF con cada trabajador, cada día, hora de entrada, pausas y salida, las horas por día y las correcciones con quién las hizo, cuándo y por qué. Se envía por correo al inspector o se imprime. Dos minutos, y el resto de la visita se hace cuesta abajo, porque el registro contesta solo a las preguntas de descansos y horas extra.

Con un cuaderno o un Excel, la escena es la otra: hojas sueltas, meses que faltan, horas redondeadas a la media hora, correcciones hechas con típex. El inspector no rechaza el papel por ser papel: lo rechaza porque no es fiable, y a partir de ahí todo lo que diga el trabajador vale más que lo que diga tu hoja.

En MiJornada el informe de inspección sale por centro y periodo desde Informes, con las correcciones trazadas y cuatro años de histórico detrás. Es gratis hasta cinco empleados, y se configura en una tarde.

Lo que pasa después de la visita

La visita termina con una diligencia en el Libro de Visitas electrónico de la que recibes copia. A partir de ahí, tres caminos:

• Nada más. Todo estaba en orden. Guarda la diligencia; te sirve para la siguiente.
• Un requerimiento. El inspector te pide que subsanes algo o aportes documentación en un plazo. Cúmplelo en el plazo y por escrito: un requerimiento atendido evita muchas actas.
• Un acta de infracción. Se te notifica en un plazo de diez días hábiles desde el fin de la actuación, y desde el día siguiente a la notificación tienes quince días hábiles para presentar alegaciones y pruebas ante el órgano que resuelve. Después viene la resolución, y contra ella cabe recurso de alzada en el plazo de un mes. Lo desarrollamos, con lo que conviene alegar y cuándo conviene pagar, en recurrir una sanción por registro horario.

Tanto si hubo acta como si no, el día siguiente a la visita es el mejor momento para arreglar lo que faltaba. La Inspección vuelve.

Nota legal: divulgación general sobre las facultades de la Inspección y el procedimiento sancionador. Cada visita y cada acta son distintas: avisa a tu asesoría o a tu graduado social en cuanto se identifique el inspector, y nunca alegues sin ellos.