Cierre de mes en 10 minutos: desviaciones, correcciones pendientes y el PDF por centro

El registro de jornada no termina con los fichajes: cada mes hay que comprobar que están completos, resolver lo que quedó pendiente, decidir qué se hace con las horas de más y guardar el informe. Con Excel eso es una mañana; con el registro bien llevado son diez minutos. Este es el orden que seguimos, con lo que hay que mirar en cada pantalla y el tiempo que lleva.

Minuto 0 a 2 · Correcciones pendientes

Lo primero, porque todo lo demás depende de que los fichajes estén completos. En el panel de administración están las solicitudes de corrección que la gente ha pedido durante el mes: una salida olvidada, una entrada a la hora equivocada, un día que se fichó desde el kiosko con el PIN de otro.

Cada solicitud enseña el fichaje original, lo que se pide cambiar (tipo, hora o los dos) y el motivo. Se aprueba o se rechaza, con una nota si quieres. Dos cosas que conviene saber:

• Los fichajes originales nunca se modifican. Una corrección aprobada se añade al historial con quién la aprobó y cuándo, y el informe enseña el detalle cronológico incluidas las correcciones aprobadas.
• Si hay varios centros, cada encargado ve las de su gente; el administrador, todas. Detalle en el encargado de centro.

Deja la bandeja a cero antes de seguir.

Minuto 2 a 4 · Días sin fichajes

El historial marca los días laborables según el horario en los que una persona no fichó: «Sin fichajes ese día». Puede ser una ausencia no registrada, un día libre cambiado o un olvido. Lo que procede:

• Si fue ausencia (baja, permiso, vacaciones), registrarla como tal para que el informe no la cuente como jornada no trabajada sin motivo.
• Si trabajó, la persona pide una corrección con sus horas y se aprueba.
• Si fue un cambio de día pactado, se anota como excepción por día.

Los días sin fichajes de un contrato a tiempo parcial importan especialmente: sin registro, la Inspección presume la jornada completa. Guía en registro de jornada a tiempo parcial.

Minuto 4 a 6 · Horas extra y desviaciones

En Informes, el bloque «Horas extra y desviaciones» compara, por persona, las horas trabajadas con las esperadas según su horario en el tramo elegido, con el número de días. De ahí salen tres decisiones:

1. Horas de más: si son extraordinarias, hay que pagarlas o compensarlas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes, dentro del tope de 80 al año, y reflejarlas en la nómina. Si son complementarias de un contrato parcial, con sus propias reglas. Guía en horas complementarias y horas extra.
2. Horas de menos: comprobar si hay ausencias sin registrar o días sin fichajes pendientes del paso anterior.
3. Desviaciones sistemáticas: si una persona sale siempre 40 minutos tarde, el problema no es del mes; es del horario o de la carga de trabajo, y conviene hablarlo.

Si el horario de verano o la semana A/B están configurados como horarios con vigencia y alternos, las esperadas ya vienen bien calculadas; si se cambiaron a mano, revísalas. Detalle en jornada de verano y semana A/B.

Minuto 6 a 7 · Análisis por centros

Con varios centros, el bloque «Análisis por centros» resume, por centro y tramo, las horas trabajadas, las pausas, el tiempo computable (si la empresa tiene pausa retribuida) y el exceso de pausa. Es la vista para ver si un centro está haciendo más horas de las previstas o alargando las pausas, y para decidir refuerzos antes del mes siguiente.

Minuto 7 a 10 · Exportar y guardar

El PDF de inspección

Desde Informes:

1. Tramo: el mes que cierras.
2. Centro: si hay varios, el PDF se exporta por centro (es como lo pide la Inspección). Un encargado de centro saca el suyo sin que se le pregunte.
3. Empleado: todos, o uno solo si necesitas entregar el resumen individual (por ejemplo, el mensual de un contrato a tiempo parcial con su nómina).

La portada lleva el nombre legal, el CIF, el tramo, el centro y los registros diarios, más lo que hayas configurado una vez en la plantilla: responsable, cargo, línea de firma y el pie legal. Si cada centro tiene su propio CIF, el bloque MultiCIF permite ponerlo por centro y el PDF de cada uno sale con el suyo.

Guarda el PDF junto con las nóminas del mes. MiJornada conserva el registro cuatro años, pero la copia exportada es la que entregas a la persona, a sus representantes o a la Inspección, y demuestra que el cierre se hizo en su momento. Qué se entrega y cómo el día de la visita está en qué hacer cuando viene la Inspección.

El CSV para la gestoría

Si la nómina la hace una gestoría, el CSV semanal se comparte desde la misma pantalla con los fichajes del tramo, y sirve para que carguen las horas extra y las ausencias sin transcribir nada.

Lista de comprobación del cierre

• Correcciones pendientes a cero.
• Días laborables sin fichajes resueltos (ausencia, corrección o excepción).
• Horas de más decididas: pago o compensación, y anotadas para la nómina.
• Resumen mensual entregado a cada contrato a tiempo parcial.
• PDF de inspección exportado por centro y guardado con las nóminas.
• CSV enviado a la gestoría, si procede.

Cuando el cierre tarda más de diez minutos

Suele ser una de estas tres cosas: muchas correcciones porque el kiosko o la app no están donde la gente entra (mueve el kiosko o activa el fichaje desde el móvil); horas esperadas mal calculadas porque el cuadrante se cambió a mano en vez de con horarios (configura vigencia y alternancia); o días sin fichajes de personas que ya no trabajan y siguen activas (dales de baja para que dejen de contar y de ocupar asiento).

Nota: los nombres de pantallas y bloques («Horas extra y desviaciones», «Análisis por centros», «Plantilla PDF inspección», «MultiCIF») corresponden a la versión de MiJornada de septiembre de 2026.