Alternativas a Excel y Factorial para control horario: cuándo cada una tiene sentido

Llega el momento en que la pyme decide profesionalizar el control horario. Normalmente porque ha pasado una de tres cosas: un susto con una inspección, un empleado que pide ver su histórico y se descubre que no existe, o el responsable del Excel se cansa de recalcular cada lunes.

A partir de ahí, encima de la mesa hay tres caminos con perfiles muy distintos:

1. Seguir con Excel y profesionalizarlo.
2. Contratar una suite de RRHH completa tipo Factorial, Sesame o Bizneo.
3. Contratar una herramienta específica de control horario.

Este artículo va de elegir bien entre los tres. Sin marketing barato y sin pretender que todos los caminos sirven para todas las empresas. Cada uno tiene su nicho real — vamos a verlo en orden.

El espectro de opciones, en una frase cada uno

• Excel: gratis, ya lo tienes, todos saben usarlo. Pero no es un registro fiable a ojos de la Inspección y no escala bien.
• Suite RRHH completa: control horario + ATS (selección) + evaluación del desempeño + portal del empleado + integración con nómina. Cubre todo el ciclo de vida del trabajador. Cara y compleja.
• Herramienta específica de control horario: el subconjunto core (fichaje + ausencias + reportes legales) bien hecho. Ni gratuita ni todo-en-uno. Bien dimensionada para pymes que ya tienen una asesoría laboral encargándose de la nómina.

Excel: cuándo todavía tiene sentido

Pocas situaciones, todo hay que decirlo. Pero existen:

• Autónomo sin empleados. Tu jornada no se registra a efectos del RDL 8/2019 porque no eres empleado de ti mismo. Aquí Excel es razonable si solo lo quieres para tus propias estadísticas.
• Empresa familiar con un único trabajador a tiempo completo y sin cambios desde hace años. Posible. Sigues estando obligado a tener registro y poder demostrarlo, pero la complejidad operativa es manejable.

Más allá de eso, Excel deja de servir muy rápido. Cuando empieza el problema:

• Tienes dos empleados.
• Hay un turno partido cualquiera.
• Hay teletrabajo intermitente.
• Empieza a haber correcciones puntuales por olvidos.
• Empieza el primer permiso retribuido del año.

Llegado ese punto, el “ahorro” del Excel se evapora porque pasa a ser una hora de RRHH cada lunes y un susto serio cuando llega la primera inspección.

Suite RRHH completa (Factorial, Sesame, Bizneo): cuándo sí

Estas plataformas hacen muchas cosas. Muchas — esa es su propuesta de valor. Control horario, gestión de vacaciones, ATS para selección, evaluaciones de desempeño, formación, encuestas de clima, firma digital de documentos, integración con nóminas.

Tiene sentido contratarlas cuando se cumplen varias condiciones a la vez:

• Tamaño suficiente para que cada módulo se use de verdad. A partir de 50-100 empleados con un departamento de RRHH dedicado, los procesos formales tienen masa crítica.
• Procesos de selección activos. Si publicáis ofertas cada mes y queréis un pipeline de candidatos centralizado, un ATS integrado vale lo que cuesta.
• Evaluación del desempeño formal. Reuniones de seguimiento, KPIs por empleado, planes de carrera. Si esto existe en tu empresa, tener el módulo dentro de la misma herramienta ahorra fricción.
• Integración con nómina compleja. Varios convenios, complementos personalizados, conceptos retributivos no estándar.
• Voluntad de pagar el precio. Estas suites se mueven entre 4 € y 9 € por empleado y mes, según plan, módulos contratados y descuentos por volumen. Una empresa de 80 personas en plan medio puede pagar fácilmente 500-700 € al mes solo de plataforma, más el coste interno de implantación y administración.

Si tu empresa encaja en este perfil, una suite RRHH te dará mucho valor.

Suite RRHH completa: cuándo NO

La trampa es contratarla cuando no se cumplen las condiciones anteriores. Y es una trampa habitual porque el comercial es persuasivo y la web promete que “es para empresas de cualquier tamaño”.

No tiene sentido cuando:

• Eres una pyme de 5-30 empleados. La masa crítica para que el ATS, las evaluaciones y los módulos de cultura tengan sentido no existe.
• Tu selección consiste en publicar una oferta en LinkedIn dos veces al año. No necesitas pipeline ni embudo, necesitas un Excel de candidatos del puesto activo.
• Tu evaluación del desempeño es una reunión informal entre el dueño y cada persona cada seis meses. No necesitas KPIs trimestrales por empleado ni 360º.
• La nómina la lleva tu asesoría laboral, que ya tiene su propio software. La integración profunda entre suite y nómina no aporta porque la asesoría no va a cambiar de herramienta.
• El equipo cambia de plataforma con resistencia. Una suite con 12 módulos tarda 3-6 meses en implantarse de verdad. Si la cultura interna no aguanta esa curva, terminas usando un 10 % de la herramienta a precio completo.

Cuando contratas una suite y solo usas el módulo de fichaje, estás pagando por funciones que no usas mes a mes. El sobrecoste anual de una decisión así para una pyme de 15 empleados puede rondar los 3.000-5.000 €.

Herramienta específica de control horario: el punto medio

La tercera opción es contratar una herramienta que solo hace el subconjunto que necesitas: registro horario, gestión de ausencias y reportes legales. El resto del ciclo de vida del trabajador lo lleva tu asesoría laboral (nómina, contratos) y tu propio criterio (selección, evaluación, cultura).

Esto es MiJornada y son también otras opciones del mercado español. La propuesta de valor común:

• Cubrir lo obligatorio bien: registro horario fiable, audit log inmutable, reportes PDF para inspección, gestión de vacaciones, bajas y permisos.
• Sin cobrar por lo que no usas: no hay módulo de ATS, evaluación o nómina. No los pagas.
• Implantación en una tarde: la checklist completa cabe en 2-3 horas de trabajo concentrado.
• Precio adaptado al tramo: empiezas en plan Free (1 empleado) y subes de tramo según crece el equipo.

El 80 % de las pymes españolas con menos de 50 empleados encaja aquí. No necesitan una suite completa — necesitan un control horario y ausencias hecho con cabeza.

La tabla honesta

Una comparativa de los tres caminos en los criterios que de verdad importan:

Criterio	Excel	Suite RRHH (Factorial / Sesame / Bizneo)	Herramienta específica (MiJornada)
Coste para pyme de 15 personas	0 € directos (pero coste oculto en horas RRHH)	60-135 €/mes	15-60 €/mes según tramo
Tiempo de implantación	”Ya lo tienes”	1-3 meses	Una tarde
Cumplimiento RDL 8/2019 de base	No (sin audit log fiable)	Sí	Sí
NFC / kiosko compartido	No	Variable según plan/módulo	Sí, incluido
Ausencias y permisos	Manual	Sí, completo	Sí, completo
Selección (ATS)	No	Sí	No
Evaluación del desempeño	No	Sí	No
Integración nómina propia	No	Sí, compleja	No (lo lleva tu asesoría)
Curva de aprendizaje del equipo	Cero	Alta	Baja
Soporte	Tu propio Google	Email / chat según plan	Email

Las cifras de precio son aproximadas y orientativas — los planes cambian, los descuentos por volumen existen y cada herramienta vende plantillas distintas. Pídelos a cada proveedor antes de decidir.

Cómo elegir en tu caso concreto

Tres preguntas, en este orden:

1. ¿Cuántos empleados activos tienes hoy (no en proyección)?

• 1 empleado: empieza con el plan Free de una herramienta específica. Excel ya no compensa el riesgo legal.
• 2-49 empleados: herramienta específica. La suite es sobredimensionada.
• 50-150 empleados: depende del siguiente punto.
• 150+ empleados: probablemente suite RRHH si tienes RRHH dedicado, o herramientas específicas separadas (control horario + ATS + nómina) si prefieres modular.

2. ¿Tienes departamento de RRHH dedicado (no la asesoría externa)?

• No tienes: herramienta específica. La suite necesita un dueño interno para sacarle valor.
• Sí tienes (1-2 personas): herramienta específica o suite, según el siguiente punto.
• Sí tienes (3+ personas): la suite empieza a tener masa crítica si los procesos formales también están maduros.

3. ¿Usarías de verdad ATS, evaluaciones, formación interna y portal del empleado?

• No / no lo sé: herramienta específica. Pagar por funciones “por si acaso” es el patrón más común de sobrecoste.
• Sí, las tres: suite RRHH.

Si tus tres respuestas no te apuntan claramente a una suite, lo que necesitas es una herramienta específica. Y ahí está MiJornada.

Dónde NO elegir MiJornada

Para que esto sea honesto hasta el final, los casos en que MiJornada no es tu herramienta:

• Necesitas ATS integrado porque haces selección continua.
• Necesitas módulo de performance reviews formal con planes de carrera.
• Tu nómina la generas internamente y necesitas integración directa nómina-fichaje (no a través de un export CSV mensual a tu asesoría).
• Tienes más de 200 empleados con varios convenios y necesidades de configuración muy específicas.
• Necesitas firma digital de documentos internos centralizada como parte del mismo entorno.

En cualquiera de esos casos, una suite RRHH te servirá mejor — aunque sea más cara.

Cierre

La regla simple: paga por lo que vas a usar. Para la mayoría de pymes españolas eso significa una herramienta específica de control horario y ausencias, conectada con su asesoría laboral para la nómina, y nada más.

Empieza gratis en MiJornada y prueba el subconjunto que cubrimos sin compromiso. El plan Free te permite configurar la empresa, probar el sistema y decidir con datos reales si encaja con tu operativa antes de invitar al equipo y subir de tramo.

Si después de leer este artículo y probar la herramienta ves que tu caso es de los que sí encajan en una suite completa, ningún drama — al menos habrás tomado la decisión con cifras y criterios delante en lugar de por el discurso del último comercial que te llamó.

Nota legal: este artículo recoge una comparativa funcional y de precios orientativos publicados por los respectivos proveedores. Para decidir según las necesidades fiscales y laborales concretas de tu empresa, consulta con tu asesoría.