Registro horario en limpieza y multiservicios: gente que trabaja en el centro del cliente, varios sitios al día y subrogación

La empresa de limpieza tiene el registro de jornada más difícil del mercado, y no por la ley, que es la misma que para todos, sino por la operativa: la plantilla nunca está en la sede de la empresa, muchas personas hacen dos o tres centros distintos el mismo día, la mayoría de contratos son a tiempo parcial y, cada vez que se pierde o se gana una contrata, la plantilla cambia de empresa con su jornada y su horario a cuestas. Un registro en papel en la conserjería de cada cliente, o un Excel que rellena el encargado de zona a final de mes, no aguanta ninguna de esas cuatro cosas.

Esta guía es para empresas de limpieza de edificios y locales, mantenimiento, jardinería, conserjería y, en general, multiservicios con personal en instalaciones de terceros.

Lo que exige la ley, en este sector

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa empleadora a registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición de la Inspección. Que el trabajo se haga en el centro de un cliente no cambia quién tiene la obligación: la tiene la empresa de limpieza. El cliente no registra nada, pero conviene que sepa que en una inspección en su centro el inspector puede pedirle que identifique a las personas presentes y a qué empresa pertenecen, y que después la Inspección requerirá el registro a la contrata.

En tiempo parcial, que es la modalidad mayoritaria en el sector, se añade lo del artículo 12.4.c: registro día a día, resumen mensual con las horas ordinarias y complementarias entregado con la nómina, y presunción de jornada completa si el registro falta. Lo explicamos aquí, y es la razón por la que limpieza recibe tantas cartas en las campañas de la Inspección: 124.331 comunicaciones sobre 239.767 contratos en la de noviembre de 2024.

Lo que añade el convenio

El sector tiene un convenio sectorial estatal de limpieza de edificios y locales que fija el marco (clasificación, subrogación, régimen disciplinario) y convenios autonómicos o provinciales que fijan jornada y salario. Tres cosas del convenio que afectan directamente al registro:

• La jornada anual y semanal. Varios convenios territoriales la sitúan en torno a las 1.728 horas anuales, equivalentes a 38 semanales de trabajo efectivo, aunque cada provincia tiene la suya. Es la base para calcular cuándo una persona a tiempo parcial está haciendo más de lo contratado.
• El descanso en jornada continuada. En varios convenios, en jornada continuada a tiempo completo en el mismo centro, un descanso de treinta minutos que cuenta como trabajo efectivo. Si cuenta, el sistema lo suma sin fichar; si no, se ficha. Mira el tuyo.
• La subrogación. Cuando cambia la contrata, la empresa saliente entrega a la entrante, en hoja de cálculo, la relación del personal con nombre, número de afiliación, antigüedad, jornada, horario, vacaciones disfrutadas y permisos, y las modificaciones de los últimos seis meses. El registro de jornada de cada persona es la prueba de esa jornada y ese horario, y lo que decide discusiones sobre horas cuando la entrante recibe a alguien “de 20 horas” que lleva un año haciendo 30.

Sobre cómo leer tu convenio y trasladarlo al horario de cada persona, registro horario y convenio colectivo.

Los cuatro problemas del sector y cómo se resuelven

1. Varios centros al día

María limpia una oficina de 7 a 9, una clínica de 9:30 a 12 y una comunidad de vecinos de 16 a 18. Tres centros, tres clientes, un contrato de 30 horas. El registro tiene que decir cuándo entró y salió de cada uno, porque la jornada se cuenta por centro (y la Inspección puede visitar cualquiera de los tres) y porque el cliente factura por horas.

Solución: cada centro del cliente se da de alta como centro de trabajo con su ubicación; María ficha desde su móvil al llegar y al salir de cada uno, y el fichaje guarda en cuál. Si el convenio o el contrato cuentan el desplazamiento como jornada, se registra como tal; si no, la salida de un centro y la entrada del siguiente lo delimitan. El informe mensual sale por persona y por centro: uno para la nómina, uno para cada cliente si lo pide.

2. Gente sin móvil, o sin querer usarlo

Parte de la plantilla no tiene smartphone, o no quiere poner una app de la empresa en el suyo, y es un derecho. En un centro con varias personas (un hospital, un centro comercial, un colegio) la solución es un kiosko: una tablet o el móvil del encargado en el cuarto de limpieza, donde cada persona ficha con su tarjeta NFC o con un PIN que le asigna el encargado. Sin huella: la AEPD la considera dato de categoría especial y la limpieza no tiene ninguna razón para necesitarla. En centros con una sola persona, el móvil con el fichaje sin cobertura (sótanos, garajes) resuelve el resto.

3. El encargado de zona que lo ve todo (o nada)

En limpieza el encargado de zona es quien conoce a su gente, sus centros y sus cambios. Necesita ver los fichajes de sus centros en el momento, corregir el olvido de una salida, mover a una persona de un centro a otro cuando un cliente cambia de horario, y sacar el informe de un cliente sin llamar a la oficina. Y no necesita ver los de las demás zonas.

Solución: un encargado por zona o centro con acceso solo a lo suyo, que puede asignar PIN, mover a varias personas de centro de una vez y ver quién ha fichado hoy y quién falta. La oficina ve todo y saca la nómina.

4. La subrogación

Cada cambio de contrata mueve a personas de una empresa a otra con su jornada y su horario. Los problemas aparecen en los dos sentidos: la saliente tiene que seguir conservando el registro de esas personas cuatro años aunque ya no estén en su plantilla, y la entrante recibe jornadas declaradas que no siempre coinciden con las reales.

Solución: antes del cambio, exportar el registro completo de las personas afectadas (CSV y PDF por persona y periodo) y guardarlo; entregar la relación del convenio con la jornada y el horario que el registro acredita; y en la entrante, dar de alta a la plantilla con su centro y su horario desde el primer día, porque la obligación de registrar no se interrumpe con la subrogación.

Cómo queda montado

1. Un centro de trabajo por cliente o edificio, con ubicación y radio, y un encargado por zona.
2. Un horario por persona con sus días y sus horas reales, que en tiempo parcial es exactamente lo que dice el contrato. Turno partido con dos bloques cuando lo hay.
3. Fichaje desde el móvil al llegar y al salir de cada centro, con la ubicación comprobada solo en ese momento y guardando dentro/fuera, no coordenadas; o kiosko con tarjeta o PIN en los centros con varias personas.
4. Resumen mensual de horas ordinarias y complementarias para cada persona, con la nómina; informe por centro para cada cliente que lo pida y para la Inspección.
5. Correcciones trazadas: el encargado corrige la salida olvidada con motivo, y queda quién y cuándo.
6. Exportación completa antes de cada subrogación, y cuatro años de histórico en la saliente.

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Nota legal: divulgación general. La jornada anual, los descansos, el cómputo de los desplazamientos entre centros y el procedimiento de subrogación dependen del convenio de limpieza aplicable en tu territorio y de lo pactado con cada cliente. Confírmalo con tu asesoría o tu graduado social.