Cómo pasar de Excel a MiJornada en una tarde

Dejar el Excel no es un proyecto, es una tarde. Este es el plan que seguimos con las empresas que llegan con una hoja de fichajes, con los tiempos reales y lo que hay que tener a mano en cada paso. Al terminar, el equipo ficha al día siguiente y el histórico de la hoja está dentro, guardado y listo para el informe de inspección.

Si todavía estás decidiendo, la comparación está en MiJornada frente a Excel y los problemas típicos de la hoja en Excel para fichajes: cinco problemas.

Antes de empezar: qué tener a mano

• La hoja de fichajes actual (o las hojas, si hay una por persona o por mes).
• La lista del equipo con nombre y correo. Vale una columna de la hoja de cálculo o los contactos del móvil.
• El CIF y la dirección de la empresa, para el pie del informe.
• Los horarios reales: el partido, el de verano, quién trabaja sábados.
• Si hay más de un centro, la dirección de cada uno.

16:00 · Crear la empresa (10 minutos)

Al registrarte, MiJornada crea la empresa con tu sector, y con el sector propone el horario base y el primer centro; la zona horaria (peninsular o canaria) se adivina por el reloj del móvil y se puede cambiar en los datos fiscales. Rellena el CIF y la dirección: son los que aparecerán en la portada del PDF de inspección.

El plan gratuito incluye hasta cinco personas; a partir de ahí, Premium se paga por cada persona que ficha en el mes.

16:10 · Horarios (15 minutos)

Crea un horario por cada jornada real que exista, no por cada persona:

• Continuo: entrada, salida y minutos de pausa, y los días de la semana.
• Partido: el mismo, con un segundo bloque (de 10 a 14 y de 16:30 a 20:30).
• De noche: una hora de fin anterior a la de inicio; el sistema entiende que termina al día siguiente.
• De verano: un horario que rige solo entre dos fechas y sustituye al habitual para todo el que lo tenga.
• Semana A / semana B: dos horarios que se alternan desde un lunes, para sábados alternos o turnos que rotan.

Los dos últimos tienen guía propia: jornada de verano y semana A/B.

16:25 · Centros de trabajo (10 minutos)

Si la empresa tiene un solo local, ya está creado. Si tiene varios (dos tiendas, tres obras, dos naves), da de alta cada uno con su dirección: sirve para que el fichaje sepa dónde se hizo, para el perímetro si lo activas y para sacar el PDF de inspección por centro. Aprovecha para fijar el mínimo de personal por día en cada centro; el calendario de cobertura lo usará al aprobar vacaciones.

Qué ve y qué hace la persona al mando de cada centro está en el encargado de centro.

16:35 · Dar de alta al equipo (20 minutos)

Hay dos formas y se pueden combinar:

1. Pegar una lista. En «Añadir varias personas» pegas nombre y correo, una persona por línea. Acepta lo que de verdad se pega: coma, punto y coma o tabulador entre campos, el correo delante o detrás, «Nombre <correo>» como lo dan los clientes de correo, y una cabecera «Nombre, Correo» que se ignora sola. Lo que no se entiende aparece con su línea y su motivo para corregirlo en el mismo cuadro. Se indica una fecha de alta común (sirve para el devengo de vacaciones y se puede ajustar luego por persona) y el idioma de la invitación, y cada persona recibe un correo con su enlace. Para una sola persona, «Invitar empleado por correo» hace lo mismo.
2. Enlace de alta. Un enlace o código QR por empresa, o por centro, que la persona abre desde su móvil para pedir entrar; el encargado aprueba y la persona queda en ese centro. Útil para refuerzos y para cuando no tienes a mano el correo de alguien: lo pone la persona al crear su cuenta.

Las dos piden lo mismo: que cada persona cree su cuenta con un correo al que tenga acceso. Vale uno personal; no hace falta que sea de la empresa.

Para quien no va a usar el móvil, el PIN viene después, con la persona ya dada de alta: en su ficha, «Formas de fichaje» → «Asignar PIN». Con él ficha en la tablet del local, siempre que el kiosko tenga activado el PIN.

Comunica antes al equipo que se cambia de sistema, qué se registra y desde cuándo; el registro exige informar y es lo que evita el «a mí nadie me dijo nada». Hay un modelo de comunicación al equipo listo para rellenar, en pantalla o en Word.

16:55 · Importar el histórico del Excel (30 a 60 minutos)

Es el paso que más asusta y el más mecánico. Va en tres partes.

1. Preparar el CSV

Descarga la plantilla desde la pantalla «Importar fichajes» (se llama plantilla_importacion_fichajes_mijornada.csv) o crea una hoja con estas ocho columnas, con estos nombres exactos en la primera fila:

Columna	Qué lleva	Formato
employee_code	Código interno de la persona (opcional si hay nombre)	Texto, sin espacios
employee_name	Nombre y apellidos (opcional si hay código)	Texto
date	Día del fichaje	AAAA-MM-DD
entry_time	Hora de entrada	HH:mm
break_start_time	Inicio de la pausa (opcional)	HH:mm
break_end_time	Fin de la pausa (opcional)	HH:mm
exit_time	Hora de salida	HH:mm
notes	Observaciones (opcional)	Texto

Una fila por persona y día. Desde Excel: «Guardar como» → «CSV (delimitado por comas)» o «CSV UTF-8»; el separador puede ser coma o punto y coma, se detecta solo. Reglas que conviene saber antes de exportar:

• Entrada y salida son obligatorias. Un día sin salida no se importa: corrígelo en la hoja o déjalo fuera.
• La pausa va entera o vacía: inicio sin fin da error.
• Un turno de noche se escribe con su hora real de salida (22:00 y 06:00); el sistema entiende que termina al día siguiente.
• No puede haber dos filas para la misma persona y el mismo día.
• Máximo 500 filas por importación. Un año de diez personas son unas 2.500 filas: cinco archivos, uno por trimestre y pico.

2. Seleccionar el archivo y corregir errores

Elige el CSV. Si hay problemas, la pantalla los lista con el número de fila y el motivo («Fila 37: Fecha inválida. Usa YYYY-MM-DD», «Fila 52: La pausa debe tener inicio y fin, o quedar vacía»). Se corrigen en la hoja y se vuelve a seleccionar el archivo. Cuando no hay errores, ves cuántos días trae, cuántas personas ha detectado y qué separador ha reconocido.

3. Enlazar personas y confirmar

El sistema agrupa las filas por persona (por código, o por nombre si no hay código) y te pide enlazar cada una:

• A un empleado existente, activo o inactivo.
• O crear un empleado inactivo: para quien ya no está en la empresa. Su histórico se guarda sin contar en el plan.

La previsualización enseña las primeras filas y avisa de una regla importante: no se importan los días que ya tengan fichajes guardados, así que repetir una importación no duplica nada. Al confirmar, verás «Importación completada» con los días importados y los inactivos creados. Los fichajes importados quedan marcados como tales en el informe, distinguibles de los hechos en la app.

17:45 · Kiosko y tarjetas, si hacen falta (10 minutos)

Para un local donde todo el mundo entra por la misma puerta, una tablet Android en modo kiosko con PIN o tarjeta NFC evita que cada persona saque el móvil. Se configura desde la app en cinco minutos; las tarjetas se piden desde la misma pantalla. Cómo funciona está en fichaje con tarjeta NFC.

18:00 · Comprobación final (5 minutos)

1. Abre el informe de inspección del mes pasado: tiene que salir el histórico importado, con el CIF y la dirección en la portada.
2. Mira la ficha de una persona: horario asignado, centro y fecha de alta correctos.
3. Ficha tú mismo una entrada y una salida de prueba y comprueba que aparecen en el panel.

Mañana · El primer día

Todo el mundo ficha desde la app, la web o el kiosko. El panel enseña quién ha fichado y quién falta, y a partir de ese día el Excel queda como copia histórica: guárdalo cuatro años junto con el resto del registro, por si la Inspección pregunta por el periodo anterior. Cómo cerrar el primer mes está en cierre de mes en 10 minutos.

Nota: los nombres de pantallas y los límites (500 filas, formatos) corresponden a la versión de MiJornada de septiembre de 2026. Si algo cambia, la pantalla de importación lo indica.