Fichaje con geolocalización: qué es legal, qué exige la AEPD y cómo montarlo para obra, reparto y equipos móviles

Una empresa de instalaciones con cuadrillas en cinco obras quiere saber que el fichaje de las ocho se hizo en la obra y no desde el sofá. Una empresa de reparto quiere que cada conductor fiche desde la furgoneta al empezar la ruta. Un equipo de mantenimiento cambia de cliente tres veces al día. Las tres necesitan ubicación en el fichaje, y las tres se hacen la misma pregunta: hasta dónde es legal.

La respuesta corta: la ubicación en el momento de fichar es legal si se informa, es proporcional y se limita a la jornada; el seguimiento continuo no lo es. La larga, con el artículo, los criterios de la AEPD y la configuración, es esta.

Lo que dice la ley

El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) regula el derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral. Permite a la empresa tratar los datos de ubicación de los trabajadores para el ejercicio de las funciones de control del artículo 20.3 del Estatuto, con dos condiciones: que lo haga dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo, y que informe de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, si los hay, a sus representantes, de la existencia y características del sistema y del ejercicio de sus derechos.

Sobre esa base, la AEPD ha ido fijando criterios en sus guías laborales y en resoluciones, y son los que cuentan cuando hay una denuncia:

• Proporcionalidad: el tratamiento tiene que ser idóneo para el fin (saber que el fichaje se hizo donde tocaba), necesario (no hay otra forma menos invasiva) y equilibrado (lo que se gana justifica lo que se pierde de intimidad). Para el control horario, tomar la ubicación en el instante de fichar pasa el filtro; seguir el dispositivo durante ocho horas, no.
• Solo durante la jornada: nada de ubicación fuera del horario, en pausas, fines de semana o vacaciones. El sistema tiene que hacerlo imposible, no confiar en que nadie mire.
• Información previa a la persona y a los representantes, por escrito, antes de activarlo. Sin ella, todo lo demás sobra.
• Minimización: guardar lo mínimo. Si lo que hace falta es saber si el fichaje se hizo dentro del perímetro de la obra, se guarda eso, no una coordenada con siete decimales.
• Registro de actividades y, si el riesgo es alto, evaluación de impacto: el seguimiento continuo de personas es uno de los supuestos que la AEPD considera de alto riesgo.

Lo que se sanciona

La AEPD ha resuelto ya bastantes expedientes sobre geolocalización de empleados. Los patrones que acaban en multa: activar la geolocalización sin informar o informando de forma vaga (“la empresa podrá controlar…”); mantenerla fuera de la jornada; usar los datos para otra cosa (sancionar, despedir) sin que ese uso estuviera en la información; y vigilancia encubierta. Las cuantías han ido de 3.000 a 60.000 euros por geolocalizar sin la información adecuada y pueden llegar a 300.000 cuando se acredita vigilancia oculta, además de que la prueba así obtenida puede no servir en un despido.

Un dato que sorprende a muchas empresas: en teletrabajo, geolocalizar es todavía más difícil de justificar, porque el sitio de trabajo es el domicilio y la ubicación aporta poco al registro de jornada. Lo explicamos en control horario en teletrabajo.

Cómo montarlo bien: el modelo de perímetro

La forma de cumplir todo lo anterior, y de resolver de verdad el problema de la obra o la ruta, es el perímetro por centro (geovalla o geofence):

1. Cada obra, tienda, nave o cliente es un centro de trabajo con una ubicación y un radio (unas decenas o cientos de metros, hasta un par de kilómetros en una finca grande).
2. Cuando la persona ficha desde el móvil, la app comprueba en ese instante si está dentro del perímetro del centro que ha elegido.
3. El registro guarda el resultado: dentro o fuera, y a qué distancia. No guarda las coordenadas, no hace falta.
4. Si está fuera, el fichaje se registra igual (la ley obliga a registrar la jornada; un fichaje bloqueado es una jornada sin registrar) y queda marcado para que el encargado lo vea y pregunte.
5. Fuera del momento de fichar, la app no accede a la ubicación. Nunca en segundo plano, nunca en pausas ni fuera de la jornada.

Este modelo es exactamente el de MiJornada: la ubicación es opcional por centro, se comprueba solo al fichar, se guarda distancia y veredicto y jamás coordenadas, sin GPS o sin permiso se ficha igual y queda «sin ubicación», y el encargado ve los fichajes fuera de perímetro en el panel. Sirve para la obra, para el reparto (el centro es el almacén de salida) y para el mantenimiento con varios clientes al día, como contamos en control horario en construcción.

Lo que no se debe montar

• Rastreo continuo con la excusa del control horario. Si de verdad necesitas saber dónde está un vehículo (transporte de mercancías, seguridad), es otro tratamiento, con su propia justificación, su evaluación de impacto y su información, y no puede servir para el registro de jornada.
• Ubicación como condición para fichar: bloquear el fichaje si el GPS no coincide. Deja jornadas sin registrar (sótanos, naves, campo sin cobertura) y te crea a ti la infracción.
• Guardar el historial de coordenadas “por si acaso”. Es más dato del que hace falta y la primera cosa que un inspector de la AEPD pregunta.
• Activarlo en el móvil personal sin decirlo: la app en el móvil del trabajador solo puede pedir la ubicación cuando ficha, con el permiso del sistema operativo y con la información previa entregada.

La información al trabajador, en concreto

Un párrafo, entregado antes de activar la ubicación y añadido a la información del registro de jornada (que explicamos en registro horario y RGPD):

“Al fichar desde la aplicación, y solo en ese momento, se comprueba si el dispositivo está dentro del perímetro del centro de trabajo elegido. Se guarda el resultado de esa comprobación (dentro o fuera, y la distancia aproximada), no las coordenadas. La aplicación no accede a la ubicación fuera del momento de fichar. Puedes fichar sin activar la ubicación; el fichaje quedará marcado como sin ubicación. Responsable: [empresa]. Finalidad: registro de jornada (artículo 34.9 del ET) y comprobación del centro de trabajo. Conservación: cuatro años. Derechos: acceso, rectificación y los demás del RGPD en [contacto].”

Si hay representantes legales de los trabajadores, se les informa y se les consulta como parte del sistema de registro.

Preguntas que nos hacen las empresas

“¿Y si el trabajador no quiere dar el permiso de ubicación?” Ficha igual, y el registro queda «sin ubicación». La geolocalización no puede ser condición para registrar la jornada. Lo que puedes hacer es hablar con la persona: en una obra, fichar desde el sitio es parte de su trabajo.

“¿Puedo usar los fichajes fuera de perímetro para sancionar?” Solo si el uso disciplinario estaba en la información previa y el convenio o el contrato lo contemplan, y siempre con proporcionalidad. Un fichaje fuera de perímetro es un motivo para preguntar, no una prueba de nada por sí solo: la persona puede estar en el punto de encuentro, en la furgoneta o en el cliente de al lado.

“¿Sirve para el teletrabajo?” Casi nunca. La ubicación de la casa no aporta nada al registro y sí a la intimidad.

“¿Hace falta evaluación de impacto?” Para la comprobación puntual al fichar, con perímetro y sin coordenadas, generalmente no; para cualquier seguimiento continuo, sí, antes de empezar.

Nota legal: divulgación general a partir del artículo 90 de la LOPDGDD, el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y los criterios publicados por la AEPD. La proporcionalidad se valora caso por caso: revisa la configuración y la información al trabajador con tu asesoría o tu delegado de protección de datos.