Registro horario para autónomos con empleados: qué cambia el día que contratas a la primera persona

Un electricista autónomo de Sevilla nos escribió en agosto con una frase que resume el asunto: “he contratado a un chaval para las obras y la gestoría me ha mandado una lista de doce cosas; no sé por dónde empezar”. La lista era correcta. Lo que faltaba era el orden y saber cuáles son de un día y cuáles son para siempre.

Este artículo es ese orden. Va dirigido a quien lleva años trabajando por cuenta propia y acaba de contratar, o va a contratar, a la primera persona. No cambia nada de tu régimen de autónomo: lo que cambia es que, además, pasas a ser empresario a ojos de la Seguridad Social, del SEPE y de la Inspección de Trabajo, con las obligaciones de cualquier empresa. Incluido el registro de jornada, desde el primer día.

Antes de que empiece: los cuatro trámites de una vez

Estos se hacen una sola vez, en este orden, y sin ellos la persona no puede empezar a trabajar.

1. Inscribirte como empresario y pedir el código de cuenta de cotización

Aunque ya estés dado de alta en el RETA, la Seguridad Social no te conoce como empleador. Hay que inscribirse en el Registro de Empresarios y pedir el código de cuenta de cotización (CCC), que es el número con el que se dan de alta los trabajadores y se pagan sus cotizaciones. Se hace en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, en el servicio “Inscripción y asignación de CCC”, con el modelo TA.6. El CCC es válido en toda España; si abres centros en otras provincias se piden códigos secundarios.

En el mismo trámite se elige la mutua colaboradora que cubrirá los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales de tu plantilla, y se indica el convenio colectivo que aplica a tu actividad.

2. Dar de alta al trabajador antes de que empiece

El alta en la Seguridad Social es previa: tiene que estar hecha antes de que la persona empiece a trabajar, y se puede pedir hasta 60 días naturales antes del inicio. Si es su primer empleo, primero se le asigna número de afiliación. Todo va por el Sistema RED, que normalmente maneja tu gestoría; si no tienes, se puede hacer con certificado digital.

Empezar a trabajar sin alta es, con diferencia, lo más caro que puede pasarte: la Inspección lo persigue en campañas por sorpresa y la sanción va de 3.750 a 12.000 euros por trabajador, más el recargo de cuotas y toda la responsabilidad si hay un accidente.

3. Firmar el contrato y comunicarlo al SEPE

Una vez firmado el contrato, hay que comunicar su contenido al Servicio Público de Empleo Estatal a través de Contrat@ en el plazo de diez días hábiles desde la firma. Ahí se comunican también las prórrogas y, si tienes representantes de los trabajadores (con una sola persona no los tendrás), la copia básica.

Si el contrato es a tiempo parcial, léete antes lo que la ley exige registrar en ese caso: es la modalidad que la Inspección mira con lupa y la que más se presume fraudulenta si el registro falla.

4. Organizar la prevención de riesgos laborales

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales se aplica desde el primer trabajador. Hay que hacer la evaluación de riesgos de los puestos, planificar la actividad preventiva, formar e informar a la persona, y ofrecerle el reconocimiento médico (que es voluntario para ella salvo excepciones).

La buena noticia para una empresa de una o dos personas: la ley permite que el propio empresario asuma personalmente la actividad preventiva si tiene hasta 10 trabajadores (hasta 25 si solo tiene un centro de trabajo), su actividad no está en el anexo I del reglamento de los servicios de prevención (construcción, trabajos con riesgo eléctrico en alta tensión, agentes cancerígenos y otras actividades de riesgo especial sí están), trabaja habitualmente en el centro y tiene la capacidad que corresponde a los riesgos. Lo que no puede asumir es la vigilancia de la salud: eso se contrata con un servicio de prevención ajeno, que en la práctica es lo que hace casi todo el mundo también para el resto.

Si tu actividad es de las del anexo I, como una empresa de instalaciones o reformas que trabaja en obra, necesitas un servicio de prevención ajeno desde el primer día. Lo contamos con más detalle en la guía de control horario en construcción.

Desde el primer día: lo que dura mientras tengas empleados

Lo anterior se hace una vez. Lo que sigue se hace cada día, cada mes o cada año, y es donde la Inspección pone el ojo en una visita rutinaria.

El registro diario de jornada

Es la obligación que más sanciones produce y la que más se subestima cuando hay un solo empleado. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en vigor desde el 12 de mayo de 2019 por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora concreta de inicio y de fin, a conservarlo durante cuatro años y a tenerlo a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección.

No hay mínimo de plantilla. No importa que el empleado sea tu sobrino, que trabaje tres horas al día o que sea temporal. Y tú, como autónomo, no estás obligado a registrar tu propia jornada: el registro es de las personas trabajadoras por cuenta ajena.

Lo que la Inspección considera un registro válido lo hemos explicado en qué exige el RD-ley 8/2019 y en por qué un Excel no lo es: tiene que ser fiable (no editable sin rastro), objetivo (la hora la pone el sistema, no la memoria) y accesible (lo puedes enseñar al momento). Con un solo empleado, un cuaderno o una hoja de cálculo pueden parecer suficientes. Son exactamente los dos formatos que más actas de infracción producen.

La forma de organizar el registro se decide por negociación colectiva o acuerdo de empresa; si no hay representantes, la decide el empresario. En una empresa de una persona, eso significa que la decides tú, y conviene dejarlo por escrito: “el registro se lleva en la aplicación X, el trabajador ficha entrada, pausas y salida desde su móvil”. Ese papel es tu primera respuesta cuando venga un inspector.

El calendario laboral

Cada año hay que elaborar el calendario laboral de la empresa (artículo 34.6 del Estatuto) y exponer un ejemplar en un lugar visible de cada centro de trabajo. Con un empleado es una hoja con los festivos nacionales, autonómicos y locales, la jornada anual del convenio y las vacaciones. Se hace en diez minutos y se olvida de no hacerlo con la misma facilidad.

Las nóminas, los descansos y las horas extra

Cada mes, nómina y cotización. Y entre medias, tres cosas que el registro de jornada tiene que poder demostrar: que entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente hay al menos doce horas, que en una jornada continuada de más de seis horas hay una pausa de al menos quince minutos, y que las horas extraordinarias, si las hay, se registran día a día, no superan las 80 al año y se pagan o se compensan con descanso. Sin registro no se puede demostrar ninguna de las tres, y la Inspección las sanciona por separado. Lo desarrollamos en descansos obligatorios y en horas complementarias y horas extra.

La protección de datos del empleado

Al registrar la jornada tratas datos personales. Hay que informar a la persona de qué se registra, para qué (cumplir el artículo 34.9), durante cuánto tiempo (cuatro años) y quién lo ve, y anotarlo en tu registro de actividades de tratamiento. Si el fichaje es con el móvil y con ubicación, la información tiene que decirlo y la ubicación solo puede tomarse en el momento de fichar, como explica la AEPD. Lo que no debes hacer es comprar un reloj de huella “porque es lo que hay en la ferretería”: la huella y la cara son datos de categoría especial y ya han costado multas de seis cifras.

Lo que te va a costar si no lo haces

Los importes de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, tras la subida del 20 % de 2021, son estos para el registro de jornada, que es infracción grave (artículo 7.5): de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo, por centro de trabajo. Lo hemos detallado con un caso real en sanciones por no llevar el registro horario.

Con un solo empleado, el grado mínimo es lo habitual. Pero una infracción por registro casi nunca viene sola: si el inspector no puede ver las horas, tampoco puede ver los descansos ni las horas extra, y cada una de esas es otra acta. Y si además la persona no estaba de alta, el asunto cambia de escala.

Cómo llevarlo sin que te coma la tarde

Con una o dos personas, el objetivo es que el registro no te cueste ni un minuto al día. El esquema que funciona:

1. La persona ficha desde su móvil, con la app, en el sitio donde esté: entrada, pausa y salida. Si trabaja en obra o en un sótano, el fichaje se guarda sin cobertura y se envía solo después.
2. Si no lleva móvil o no quieres que lo use, tu móvil hace de kiosko: ficha con una tarjeta NFC o con un PIN de cuatro dígitos que le asignas tú. Sin reloj de pared, sin cables.
3. Si un día se olvida de fichar la salida, la jornada se cierra sola a su hora y le llega un aviso para corregirla. La corrección queda con autor, motivo y fecha: es lo que el inspector quiere ver.
4. A final de mes, el informe PDF sale en un clic con los cuatro años de histórico detrás, y el resumen de horas va con la nómina.

MiJornada es gratis para siempre hasta cinco empleados, con todas las funciones, y se configura en una tarde. Para un autónomo con una o dos personas contratadas, el coste del registro de jornada es cero y el riesgo, también.

Cierre

Contratar a la primera persona es cuatro trámites de una vez (inscripción y CCC, alta previa, Contrat@ y prevención) y tres obligaciones que duran mientras tengas empleados (registro de jornada, calendario y nóminas con sus descansos y horas extra). De todas, el registro de jornada es la más fácil de resolver y la más cara de ignorar. Hazla el mismo día que el contrato.

Nota legal: este artículo es divulgación general para autónomos que contratan por primera vez. Los trámites concretos, el convenio aplicable, la modalidad de prevención y las bonificaciones a la contratación dependen de tu actividad y tu situación: confírmalos con tu gestoría o tu graduado social.